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Projektplanung im Ringbuch Organiser – Personal

Heute melde ich mich mit einem Download zurück.

Für meine Abschlussarbeit war ich einige Tage auf der Suche nach einer Vorlage für einen Projektplan im Stil von MS Project. Leider wurde ich in einer passenden Größe nicht fündig, das Meiste war mehr eine Art Einteilung von Terminen, ToDos, Notizen und dergleichen.
Also habe ich kurzerhand meinen eigenen Projektplaner kreiert. Um eine umfangreiche Projektplanung im Planer durchführen zu können, werde mehrere Vorlagen benötigt. So gibt es nun einen Zeitplan, einen Aktionsplan (ähnlich einer ToDo-Liste) und eine Vorlage für Notizen während Meetings. Weitere Notizen können auf einfachen Notizzetteln hinzugefügt werden.

Ich habe alle Vorlagen auf ein größeres Faltformat gebracht, da das kleine Format Personal/Medium/Classic für eine umfangreiche Planung zu klein ist. Die Vorlagen müssen dementsprechend nach dem Drucken alle passend gefaltet werden, und können für den Gebrauch ausgeklappt werden.
Die Rückseiten habe ich bewusst frei gelassen. Aus Platzgründen wird kaum ein Projekt mit nur einer Seite auskommen, so dass es nötig wird mehrere Seiten zu verwenden. Um einen Überblick über alles zu haben, können die Seiten herausgenommen und aneinander gelegt werden. Da sind Rückseiten sehr unpraktisch.

Zum Drucken auf DIN A4 sollte die Umrandung der Seite mit gedruckt werden, entlang dieser Linien können die Vorlagen dann passend ausgeschnitten und anschließend gelocht werden.

Zeitplan
Ich denke die oberen Zeilen sind selbsterklärend, bei der Seitenzahl bevorzuge ich es, die Gesamtzahl mit aufzuschreiben, um zu wissen wie viele Seiten der gesamte Plan beinhaltet, falls etwas durcheinander geraten sein sollte.
In die obere Zeile wird dann am besten vertikal jeweils das Tagesdatum eingetragen. Dies spart mehr Platz, als es in den Zellen an sich unterzubringen, was ich in einer ersten Version getestet hatte.
Die erste Spalte ist für die einzelnen Projektschritte gedacht.
Wie die Planung gekennzeichnet wird, ist nun jedem selbst überlassen. Ich habe den gesamt eingeplanten Zeitraum farbig umrandet. So kann ich sehen, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Jeden Tag fülle ich dann das Kästchen in der gleichen Farbe mit hellerem Ton vollständig aus, so dass der aktuelle Fortschritt ebenfalls zu sehen ist. Man kann hier aber auch ohne Farbe mit verschiedenen Zeichen arbeiten, da muss jeder ausprobieren, was am besten geht.

Aktionsplan
Der Aktionsplan funktioniert ähnlich wie eine ToDo-Liste, ist aber etwas umfangreicher. Dabei wird in eine Spalte die durchzuführende Aktion eingetragen, das Datum, bis wann es gemacht werden muss oder wann es durchgeführt wurde (je nachdem was besser passt, sollte beies kombiniert werden, sollte markiert werden, ob ein Zieldatum oder ein Ausführungsdatum eingetragen wurde), und eine Fortschrittsanzeige. Dies lässt sich in Excel leicht mit bedingten Formatierungen realisieren, was auf dem Papier nicht geht.
Dafür habe ich 20 Kästchen vorbereitet, die jeweils für 5% Fortschritt stehen. Nach eigener Einschätzung werden die Kästchen nach und nach ausgefüllt, auch hier sind Farben, Zeichen oder beliebige Methoden möglich. Eine Korrektur ist schlecht möglich, aber dieses System gewährt auf einen Blick eine Übersicht über den Fortschritt der notwendigen Arbeiten.

Protokoll
Um in Meetings alle wichtigen Informationen zu notieren, wird das System von einem Protokoll abgerundet. Hier können das Datum und die Zeiten des Meetings festgehalten werden, die Teilnehmer und alle besprochenen Aufgaben erst einmal in die ToDo-Liste eingetragen werden, bevor sie in den Aktionsplan übertragen werden. Die erste Spalte bei den Terminen ist für das Datum vorgesehen, die Zweite für die Uhrzeit und die Dritte dann für eine kurze Beschriebung und ggf. eine Ortsangabe. Es sollte auch genügend Platz für Notizen vorhanden sein.

Das gesamte System habe ich in der Praxis noch nicht erprobt und freue mich über jede Rückmeldung, auch gerne mit Verbesserungsvorschlägen. Mir ist bewusst, dass dieses Format für den Berufsalltag eher unpraktisch ist, vor allem die ausgefalteten Seiten sind schlecht zu beschreiben. Momentan arbeite ich aber nur in dieser Größe. Ich werde mich sicher noch einen Planer in A5 zulegen, so dass ich das System dann in A4/A5 umsetzen werden.

Hier nun die Links zum Download:
Zeitplan
Aktionsplan
Protokoll

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